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接待外宾

来源:云顶娱乐老版本资讯  日期:2004-02-23 16:41:00

  随着国际交往的日益频繁,各国领导人、政府官员、公职人员、社会知名人士、企业家之间的互访活动大量增加。这些访问包括正式的国事访问、友好访问、工作访问、考察访问、各种业务访问,以及顺道访问、非正式的私人访问,等等。除了双边的访问活动以外,还有许多多边性质的国际会议、会晤以及其它国际活动。因此,世界上许多国家都要经常接待来自其它国家的大量外宾。如何做好接待工作,当好东道主,是礼宾交往中重要课题。
  在接待外宾过程中经常遇到的一些礼仪程序和不同方式的活动,如迎送、宴请、会见、会谈等,大家在前面已经谈到的是与接待工作直接有关的一些其它问题。
  关于邀请的方式。外宾来访,通常要由东道国先发出邀请,这既是礼节,也是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行,被邀者在接到邀请函后,应及时给予答复,并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外,也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时,为了表示客气,也可请被邀者在他认为"方便的时候"来访,或将时间留待以后"另行商定"。
  实际上,访问也并不一定都是由东道国一方首先提出,在有些情况下,是双方协商的结果。有的访问安排是由有关的协议事先约定;有的是当面口头邀请在先,然后再补送书面邀请函件;有的是通过外交途径商定访问事宜;也有的是来访者有访问的愿望,主动向东道国作出某种表示,经双方磋商同意,然后再作正式安排。还有的访问是作为一种"回访"的方式进行。总之,可以视不同情况,灵活运用。
  有些国家对邀请外国领导人来访,做出了某些规定。例如,我国规定,应邀来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限,最长不超过7天。其抵京日期,应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开,则抵京当日中方不安排正式活动。关于接待外宾的费用,国际上比较通行的做法是,来访者的国际旅费由来访者自己负担,在抵达东道国国境后的住宿交通等,由东道主招待。告别宴会或答谢宴会的费用,由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如,对某些外宾安排自费来访,东道主除付设宴招待的费用外,全部住宿交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限,对来访代表团有人数限制,或在邀请时,即言明邀请的人数,超出部分的人员,费用自理。据俄罗斯《消息报》1995年月日1月3日报道,外国总统访俄,俄方只负担12~15人的费用,俄总统出访,对方也是这幺办。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理;专机机组人员的费用,除双方民航有互惠协定外,一般亦应自理。
  为了搞好接待,在外宾抵达以前,就应做好充分的准备工作。首先,要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如,来访外宾的总人数,是否包括主宾和其它人员的配偶,来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况,这些均可请对方事先提供。重要国宾来访,其随访人员中,有正式随行人员(或代表团团员)和工作人员之分,而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外,有的国家领导人来访,随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚,以便由有关单位做好相应的接待准备。
对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其它特殊的生活习惯等也可事先向对方探询,必要时,还可向对方索要来访者的血型资料。
  拟订来宾访问日程前,还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间,可经由民航部门密切掌握。
  访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后,可先将主要内容告知对方,以便听取对方意见,并使对方有所准备。日程安排的好坏,对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问,既要使日程安排符合礼议规格的一般要求,又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日程草案时,除了遵循通常的礼仪程序以外,还要考虑以下一些因素:1.访问的目的和性质;2.访问者的愿望;3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系;4.访问者过去是否曾经来访过,哪些项目过去已经看过,如何使本次访问更具特色;5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度;6.代表团其它成员的特殊要求与安排,特别是主宾的夫人,有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因素以外,主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素,事先应当同有关 的办公室联系好。
  日程安排的松紧应适当。活动安排太少,让客人有时在宾馆里无所事事,会感到受冷遇;活动安排太多,又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内,多看一些东西,多接触一些人,常常容易把日程排得太满,没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说:"她们一定希翼有时间休息安静一下。……如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样(紧张),我就要把他辞退。"
  有些大型代表团来访,为了达到更好的效果,可以安排他们分组活动。有的次要活动,可以安排代表团其它成员参加,以减轻主宾的劳累。
  接待规格的高低,体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度,来访者对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此,对于来访客人的接待规格要妥善掌握。
  接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如,宴会规模的大小,出席宴会的主方人员的身份;某些礼仪活动的隆重程度等,甚至有时住房和交通工具的安排,也会被人视为接待规格高低的反映。因此,对于同一级别的国宾,应保持大体上差不多的接待规格,以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的国宾给以"破格"的接待,则可能会收到明显的效果。
  埃尔默·普利施科在其所着《首脑外交》一书中,描景。由于美英的传统关系和女王的特殊身份,她受到了美方特别隆重热情的接待。普利施科写道:"在女王繁忙日程上的主要活动有25项以上。每时每刻都有安排。……重大活动包括4次国宴、3次正式午宴、4次招待会和1次皇家授勋仪式。""第一天晚上,总统设国宴招待英国君主。宴会菜肴包括:冷冻菠萝、杏仁奶油汤、煎鱼片、烤小鸭、加白兰地酒的果仁冰淇淋和4种酒。近百人的晚宴用的是艾森豪威尔的餐具,餐具上有一道宽纯金镶边,复杂的圆凸雕饰,中间有金色的总统印徽。女王戴着亚历山大女王的宝石头饰……总统佩带女王父亲授予的、令人羡慕的荣誉勋章。""第三天晚上,女王在英国大使馆为艾森豪威尔总统夫妇举行国宴,有80名客人,晚宴用的加冕宴会瓷餐具是特意从白金汉宫带来的。加拿大黑色哨兵乐队表演风笛助兴,他们身着绯红色配有黄铜纽扣的上衣、墨绿格子花呢短裙,鞋上有白色鞋罩。"报纸报道了这次访问的许多细节。美国国务卿称这次访问使两国之间紧密的历史联系更为"热烈、充满省略和举足轻重"。
  接待规格虽然可以从多方面反映出来,但领导人的接见尤其重要。由谁接见,谈得怎么样,都是人们所关注的热点。有时候,东道国的主要领导人不在首都,来宾亦愿特意去外地会见。所以,在拟订接待计划和安排活动日程时,对领导人的接见,要给予特别的重视。
  各国对来访外宾,尤其是国宾的安全,都特别重视。有些国家在重要国宾来访时,采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法,国宾来访,自入境之时起,其安全保卫的责任,就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府配合,精心制定保护他们的计划,包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其它一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时,也应将安全因素考虑在内。
  有的国家为了做好本国领导人出访期间的安全保卫工作,还事先派本国安全部门的负责人前往访问国打前站,以便同东道国有关部门交流情况,勘察现场,交换意见,进行合作。
  为了做好外宾的医疗保健工作,应采取相应的医护措施。重要国宾,由指定医院派专门医生和护士随团照应。
  外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居,要尽量使其舒适、方便、安全,饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段,以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级饭店为多,这些地方设备好,服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的分配,身边工作人员,如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况,单身汉亦应安排单独房间,而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后,再征求客人意见;也可将房间位置图提前交给对方,请对方自行安排。
常年有外宾居住的高级宾馆、饭店,都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标,不但要配备先进的生活设备,而且要有优质的服务。对客人要细致周到、体贴温馨,于细微处见精神。有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客,有一次他在星期五住进这家饭店,发现饭店把他的房间安排在二楼靠近楼梯的地方,他见此深受感动,因为基于宗教的缘由,他在星期五不能搭乘电梯。事情虽小,其情可嘉。
  对于外宾的坐车,应在外宾到达前将车辆编号,做上明显的标记,按礼宾顺序安排他们坐车。大型代表团,可安排部分工作人员乘大轿车,这样行动会更方便。
住房号和坐车号应在外宾下飞机后,印发通知外宾使他们易于找到自己的坐车和房间,避免现场出现混乱。
关于饮食,应按外宾的习惯和爱好,尽量搞好。还应按外宾习惯,在房间内准备一些饮料、水果等,供其随时取用。
  对于气候的变化应密切注意,防止因天气突变影响访问的顺利进行。60年代,朝鲜崔庸健委员长访华,到达东长春时群众夹道欢迎,恰逢飘泼大雨,周总理陪同贵宾乘敞篷车行进,虽然为崔庸健打了伞,但周总理看见几十万群众冒雨热情欢迎,始终不肯打伞,领导和群众都挨了雨淋,这种事情应尽量避免。
对于外宾在访问过程中的反应和意见,应及时了解,并迅速转达到有关领导和部门。由于外宾访问的时间不长,活动又很紧张,如不及时了解外宾的反应,就可能来不及解决所反映的问题加以解决,有助于使访问获得圆满成功。
  对于外宾访问的情况,应通过资讯媒介及时加以报道。为此,要同资讯单位保持密切联系,必要时还可以举行记者招待会。对于记者的采访活动,应适当加以管理。对随团来访的记者、摄影记者、广播电视记者等的采访活动、通讯以及生活等,均应由有关的资讯单位给以必要的关心和协助。如报界要发表来访领导人的简历、照片等,可事先通过外交途径向对方索要。
  对于来宾国家的国旗(元首旗)的旗样和制作说明,国歌的乐谱可以通过外交途径向对方索要。此外,还要收集一些来访国的乐曲,供奏席间乐及晚会表演时用。
国宾来访,一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员,东道国亦相应赠礼答谢。领导人互赠礼品,可在会见时当面致送,也可通过礼宾工作人员转交;给一般随行人员和工作人员的礼品,则可收礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律,重复雷同,因此对每次来访国宾的礼物,应有所记载,以备日后查阅。送给来访国宾的礼物,应争取随专机带走。如无专机,则一般不宜赠送大件易碎难运的礼品,以便于宾客作为随身行李运走。
  国宾来访,有的将驻在东道国的大使亦正式列入随行人员或代表团团员名单。这样,接待时就应把大使作为正式随行人员列入代表团名单,接待时亦应按通常礼仪,安排大使参加某些正式活动,如会见、宴会等。欢迎宴会还应邀请使馆主要外交官员参加。来访国家领导人去外地活动,如该国大使提出陪同前往,亦应加以安排。经贸、学问、体育及军事方面的代表团来访有些官方正式活动,应邀请该国驻当地的商务、学问参赞或武官参加。车速访问,有的国家提前派先遣组来洽谈访问的具体安排,东道国礼宾部门应予接待。
我国做法是,外国国家元首来访,我驻该国的大使可以提前或陪同来宾回国,参加接待工作。有时,外国政府首来访,亦可作此安排。这不但有利于沟通情况,做好接待工作;而且有利于我驻外大使在访问结束返馆后,在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法,其它国家也有类似做法。
  来访国宾去首都以外的其它城市访问,交通工具一般应由东道国安排。外国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列,也有乘包机或火车上加挂专用车厢的。其它一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家,也可视情况乘汽车。
  国家元、政府首脑去外地,均由政府派其它高级官员陪同前往。当地的市长、省长举行欢迎宴会,致欢迎词,来访的主宾或其它主要官员答词。省、市长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行,个别情况下也在外地举行的。著名的中美《上海公报》就是最终在上海谈定并公布的。
  接待外宾,特别是接待重要国宾,任务重,时间紧,是一项涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等许多单位和人员的综合工程。国家主要领导人常常亲临参加,亲自主持,并有广泛的群众参与。因此,各国都有一支精明、干练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。这也是做好接待工作的一项基本保证。

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